Bättre planering och genom att räkna mer så kan man sänka sina maskinkostnader.

För den som driver ett företag ändras förutsättningarna hela tiden. För att kunna klamra sig fast vid sin verksamhet och hålla lönsamheten uppe gäller det att hela tiden vara på, känna av vad som händer och anpassa sig efter det.
Med andra ord gäller det att räkna. Att räkna gäller inte minst maskinerna och inventarierna på gården. Den som har dålig koll kan snabbt få extremt höga maskinkostnader trots att det kanske var en fullt acceptabel nivå för bara några år sedan. Underhåll kan snabbt öka, arealunderlaget minska, kanske har man börjat leja till någon körning utan att för den skull gjort några anpassningar i maskinparken.
Det enklaste och snabbaste sättet att få kontroll på maskinkostnaden är att ta maskin för maskin och skriva ner vad den är värd just nu. Vad får vi loss om vi sätter in en annons och säljer den. Summera värdet av alla maskiner och multiplicera med en faktor som motsvarar kalkylräntan och avskrivningen ner till 0 kronor i restvärde. Som exempel 12 % vid dagens räntenivå och för en maskinpark med jämn fördelning vad gäller ålder, 1–25 år. Titta i bokföringen och finn underhållskostnaden för inventarier. Ta som exempel de tre senast åren, summera och dividera med tre så blir det ett acceptabelt snitt. Lägg ihop underhållskostnaden med den siffra som kom fram vad gäller ränta och avskrivning och lägg dessutom till eventuella kostnader för inköpta maskintjänster och inköp av diesel. Summan blir en mycket grov indikation på maskinkostnaderna på gården och fortfarande saknas förarlönen på de egna maskinerna.
Det enklaste sättet att hålla koll på förarkostnaden, både för anställda och sig själv är att gå på antalet traktortimmar. Skriv upp mätarställningen på alla traktorer den 1 januari varje år. Timmarna måste ökas med några procent för att få med tiden för att koppla och ställa in redskapen samt tid för underhåll och eventuella reparationer som utförs i egen regi på gården. Gör man mycket reparationer själv måste givetvis den tiden föras separat för att bli rätt.
Timmarna multipliceras med den kostnad man har för arbetslöner per timme i företaget.
Nu börjar vi närma oss verkligheten för företaget totalt. Har gården enbart växtodling är det nu man dividerar siffran med antalet hektar. Blir siffran för hög måste man undersöka varför.
En tumregel säger en hästkraft per hektar i växtodlingen. Det kan vara ett bra ställe att söka på. Kanske finns det för många traktorer på gården och då är det en plats att göra förändringar på för att sänka maskinkostnaderna. Det är inte ovanligt med en traktor för mycket på en gård.
Det samma gäller maskinerna. Om du börjat låta en maskinstation så all spannmål samtidigt som det står en begagnad såmaskin kvar i den egna maskinhallen blir det svårt att få rätt kostnad för att så i företaget. Den gamla såmaskinen måste säljas så att kostnaden för räntor och avskrivning minskar.
Har gården även animalieproduktion blir räkneoperationen än värre. Har man tur finns det vissa maskiner som bara har med animalieproduktionen att göra, som mixervagnar, balspjut med mera och då kör man dem i en uträkning för sig. Men många gånger finns det både lastmaskin och traktorer som används till både och. Då gäller det att fördela kostnaderna mellan animalieproduktion och växtodling innan man går vidare.
Det finns nämligen fler uppdelningar som är nödvändiga inom växtodlingen. För att ha total kontroll över maskinkostnaderna måste vi dels ha fram maskinkostnaden för varje gröda, dels för varje maskin. Det gäller att försöka uppskatta antalet timmar samt kapaciteten för varje maskin. Göra en enkel kalkyl enligt ovan för var och en inklusive kostnad för underhåll, bränsle och förare. Först när man vet vad det verkligen kostar per timme eller hektar att köra med en viss traktor och maskin på den egna gården kan man se om det är rimligt.
Vad som är rimligt är lite upp till var och en, men en tumregel kan ju vara vad det skulle kosta att låta en maskinstation göra jobbet. Kan man inte köra till ett lägre pris än vad en maskinstation kan göra måste man kunna motivera varför eller upphöra med den egna körningen.
Ett exempel på varför man kör själv trots något högre pris kan vara lägligheten eller att om man upphör med exempelvis sådden får för få timmar på traktorn och då blir den för dyr per timme varför även resterande arbeten faller över lönsamhetsstrecket.
Ett sådant problem kan dock ha sin lösning på ett annat sätt. Såmaskinen ska kanske bort trots allt och i stället får man samma antal timmar på traktorn genom att harva till någon annan. Genom det förfarandet får man en positiv hävstångseffekt eftersom timkostnaden för harven sjunker i takt med att användningen av den ökar.
Det gäller alltså att hela tiden räkna och att räkna ner på varje enskild maskin och traktor. Hur mycket bränsle tar respektive traktor i respektive arbete? Finns det någon traktor som tar mindre bränsle? Hur påverkar det kostnaden och hur ser som exempel kalkylen ut med en ny traktor med högre kapitalkostnader men med lägre kostnader för bränsle eller underhåll.
Och glöm inte, det kan även vara andra hållet man ska gå för att sänka maskinkostnaden, att köpa en äldre traktor och göra sig av med en ny.
Just underhållskostnaden kan var lurigt att hålla koll på men det finns ett relativt enkelt sätt att få det redovisat på varje maskin. Om man sköter bokföringen på datorn kan man vid varje tillfälle man bokför en faktura som har med reservdelar och underhåll att göra i bokföringsprogrammet ange vilken maskin det är och på så vis när som helst kan man plocka fram den totala kostnaden för underhåll för respektive maskin.